Gestionnaire administratif H/F

Region Grand Est

                                    Gestionnaire administratif H/F

Direction: Amicale Grand Est

Statut : Fonctionnaire, Contractuel

Grade : Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe, Rédacteur, Rédacteur principal 1ère classe, Rédacteur principal 2ème classe

Missions

Activités principales

– Organiser les activités de la Présidente (gestion de son planning, ordre de mission, frais de déplacement…) ;
– Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique ;
– Constituer des dossiers, assister aux réunions ;
– Préparer, mettre en forme et diffuser relevés de décision, dossier, etc. ;
– Classer et archiver les documents administratifs et financiers (numériquement et format papier).

Activités administratives et financières de l’Amicale :

– Renseigner les tableaux de suivis des activités de l’Amicale ;
– Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer ;
– Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées (sous excel) ;
– Gérer la programmation des activités de l’Amicale dans l’outil informatique dédié à l’Amicale ;
– Gérer, contrôler et assurer les paiements des prestations dans l’outil informatique, en lien avec la trésorière de l’association et l’expert comptable ;
– Prendre en compte les demandes des amicalistes et les faire remonter au supérieur hiérarchique.

Compétences et aptitudes

Savoir être et savoir faire :
– Organisation méthodique du travail et gestion du temps ;
– Esprit d’initiative ;
– Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;
– Rigueur ;
– Aisance expression orale et écrite ;
– Bonnes connaissances bureautiques (excel, word, power point, internet) ;
– Discrétion professionnelle ;
– Déplacement occasionnel sur la Région Grand Est ;
– Permanences physique et téléphonique deux jours/semaine.

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Conditions particulières d’exercice

Poste basé à Châlons
N° de poste 12572
Classification G1

Date limite de candidature

01/03/2020

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