Assistant H/F

Region Grand Est

                                    Assistant H/F

Direction: DGA Secrétariat Général, Direction des Ressources Humaines Formation professionnelle

Statut : Fonctionnaire, Contractuel

Grade : Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe

Missions

Au regard des orientations stratégiques de la collectivité en matière de gestion des ressources humaines, le service formation professionnelle participe à la définition et à la mise en œuvre de la politique de formation des agents de la collectivité. A ce titre, il œuvre en transversalité sur l’ensemble du territoire et dispose de trois points d’attache sur le territoire du Grand Est (Siège à Strasbourg, Hôtel de région de Chalons en Champagne, Hôtel de région de Metz).

La raison d’être du service formation professionnelle est de participer à la définition, à la conception et à la mise en œuvre de la politique de formation des agents du Conseil Régional Grand Est au travers notamment du plan de formation et des dispositifs métiers associés. Il œuvre à l’acquisition et/ou à l’évolution des savoirs faire et savoirs être nécessaires aux missions de la collectivité en accompagnant les personnels et leurs directions au moyen de dispositifs adaptés en matière de formation professionnelle.

L’emploi participe ainsi à la mise en œuvre des actions en faveur de la formation professionnelle des personnels de la Région Grand Est. A ce titre, le titulaire du poste assiste le chef du service formation professionnelle dans la mise en œuvre de la politique de formation. Il assure également l’interface entre les demandes diverses et les agents du service, ainsi que la réalisation de tâches administratives.

Activités principales

1. Secrétariat du chef de service

• Assiste le chef de service dans l’organisation administrative journalière : gestion de l’agenda, planification de réunions, préparation de dossiers, réservation de véhicule
• Prend des notes lors des réunions de service et rédige les comptes rendus.
• Etablit des relevés de décision

2. Appui à l’organisation du service

•Assure l’accueil, l’analyse et l’orientation des demandes de formation
Assure la mise à jour et le suivi des formations à l’aide du logiciel SIRH SAGA en saisissant les actions de formation en cours ou à venir (formation au logiciel SIRH SAGA assurée en interne au moment de la prise de poste),
• Participe à la constitution des groupes de formation interne en s’appuyant sur le recueil de recensement des besoins.
• Assure la gestion administrative et logistique liée aux actions de formation : édition des convocations, réservation de salle, supports de formation, émargement, suivi des facturations …
• ouverture et clôture des actions de formation à enjeu particulier
• Assure un accueil téléphonique et physique du service

Activités secondaires

• Peut participer à des animations internes liées à la formation professionnelle (actions de communication, ateliers, groupes de travail thématiques, etc.)
• Peut assurer un soutien à l’ensemble du service en période de forte activité, notamment lors du recueil des besoins succédant à la campagne des entretiens professionnels.
• Peut participer aux groupes de travail du service.

Compétences et aptitudes

Connaissances et savoir-faire:
• Savoir recueillir les demandes des agents, les analyser, les orienter, les prioriser, les restituer
• Savoir recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
• Savoir utiliser un vocabulaire adapté
• Savoir réaliser des travaux bureautiques (maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Maîtriser les principes rédactionnels des comptes rendu, courriers, notes
• Maîtriser les règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe
• Maîtriser les techniques de secrétariat (écriture abrégée, prise de notes)
• Maîtriser le fonctionnement des logiciels de gestion propres à la collectivité : réservation des ressources, gestion des temps et des déplacements,
• Maîtriser les logiciels métiers RH : SAGA,
• Savoir organiser et planifier des agendas et des réunions avec différents partenaires
• Connaître le fonctionnement, les activités, les procédures et les partenaires du service

Compétences attendues :
• S’adapter aux différents interlocuteurs
• Organiser son temps de travail et gérer les priorités
• Travailler avec méthode et organisation
• Posséder une aisance relationnelle et rédactionnelle
• Savoir-faire preuve d’autonomie, d’initiative, de rigueur, et d’anticipation
• Garantir la confidentialité des échanges et des informations

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité du chef du Service Formation professionnelle.

Conditions particulières d’exercice

Des déplacements occasionnels sont à prévoir sur le territoire Grand Est dans le cadre des réunions de service (une par mois organisée à Chalons, Metz ou Strasbourg).

Poste basé au sein de l’Hôtel de Région de Metz (Boulevard de Trèves).
classification : R
Poste n° 17849

Date limite de candidature

01/03/2020

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