Assistant administratif et financier – EMOP de Strasbourg H/F

Region Grand Est

                                    Assistant administratif et financier – EMOP de Strasbourg H/F

Direction: Maison de la Région de Strasbourg

Statut : Contractuel

Grade : Adjoint administratif territorial, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe

Missions

Missions de la direction/du service :
Service construction et maintenance :
Gérer et suivre les opérations de construction, d’aménagement et de réhabilitation des établissements scolaires et des CFA
Suivre la maintenance et le gros entretien de ces établissements

EMOP :
Réaliser les actions de maintenance de technicité supérieure dans les 20 établissements scolaires et le CREPS de Strasbourg.

Missions du poste :

Assister le responsable de l’EMOP pour l’ensemble des tâches administratives et financière de l’EMOP.
Assurer le bon fonctionnement de la structure et être le relais de l’information entre l’EMOP, les lycées et la Maison de Région.

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Contribuer au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant son responsable, et plus largement, les services / la direction, notamment en matière de gestion administrative.
Assurer la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.
Contribuer au fonctionnement financier de l’EMOP

Activités principales

Activités :
Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants / sortants, suivre les réponses apportées
Recevoir et vérifier les pièces comptables
Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers…) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle / logistique
Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décision
Gérer et actualiser une base d’informations
Classer et archiver les documents administratifs
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Diffuser en interne / externe les documents administratifs
Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
Repérer les disfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour
Réaliser les commandes pour les structures EMOP
Gestion des demandes de congés / mise à jour calendriers de travail agents ATTEE

Compétences et aptitudes

Compétences requises :

Savoir :
Connaissances du cadre juridique et réglementaire du domaine concerné
Connaissances techniques liées à son domaine d’intervention
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Procédures administratives
Techniques de secrétariat

Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Conditions particulières d’exercice

Remplacement d’un congé maladie jusqu’au 02/05/2020
n° de poste 16453

Date limite de candidature

15/03/2020

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