Agent d’accueil H/F

Region Grand Est

                                    Agent d’accueil H/F

Direction: Direction de la Jeunesse, des Sports et de l’Engagement

Statut : Contractuel

Grade : Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Adjoint technique territorial de 2ème classe, Adjoint technique territorial de 1ère classe, Adjoint technique , Adjoint administratif territorial

Missions

Assure l’accueil physique et téléphonique du public, l’orientation, l’information, l’accompagnement
– Participe à la mission de réservation des salles de réunion de la Maison Régionale des Sports
– Assure un appui logistique et une assistance administrative à la gestion de la MRS

Activités principales

– Assure l’accueil physique et téléphonique du public, l’orientation, l’information, l’accompagnement
Procéder à l’accueil physique et filtré des visiteurs
Réguler l’entrée et surveiller les accès au public
Informer, orienter, et accompagner les visiteurs en salles de réunion si besoin, dans le respect des procédures d’accueil type vigipirate par exemple.
Gérer le fléchage des salles, la diffusion des informations par voie d’affichage et des outils de communication mis à disposition du public
Renseigner sur le fonctionnement et l’organisation de la structure
Gérer le standard et l’accueil téléphonique, faire le lien téléphonique avec les structures occupantes
Procéder à l’accueil spécifique des traiteurs, entreprises assurant la maintenance ou des travaux
Assurer le lien avec les sociétés gérant les distributeurs de boissons, les bonbonnes d’eau, etc.

– Participe à la mission de réservation des salles de réunion de la Maison Régionale des Sports
Renseigner sur la procédure de réservation
Assurer le lien avec les structures souhaitant réserver ou ayant réservé (anticipation demandes diverses (clés, câbles informatiques, matériel))
Valider les salles gratuites sur le logiciel de réservation
Distribuer les clés des salles de réunion
Gérer et distribuer le matériel mis à disposition (vidéo projecteur, tableau blanc, etc.)

– Assure un appui logistique et une assistance administrative à la gestion de la MRS
Participer à l’organisation de la mise à disposition du matériel de visibilité de la Région (signalétique)
Assurer la tenue du registre de retrait et de dépôt du matériel Région, le contact avec les emprunteurs et la vérification du matériel
Assurer la programmation de l’ouverture et de la fermeture des portes ainsi que l’enregistrement du code d’accès dans logiciel de commande des portes d’entrée et de la salle informatique
Réceptionner et distribuer quotidiennement le courrier
Réceptionner des recommandés et des colis des structures occupantes
Gérer la machine à affranchir mise à disposition des structures

Compétences et aptitudes

Savoir
-connaissance du fonctionnement interne de la Région Grand Est
-respect des procédures et des consignes
-respect de la réglementation liée à la mission d’accueil (ex : vigipirate)
-utilisation des logiciels bureautique
-utilisation du logiciel de réservation des salles de réunions

Savoir-faire
-sens de l’organisation
-capacité à prendre des initiatives
-savoir rendre compte à sa hiérarchie
-capacité d’adaptation

Savoir-être
-capacité à travailler en équipe
-autonomie
-rigueur
-discrétion
-réactivité
-polyvalence

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

-hiérarchiques : Responsable de la Maison Régionale des Sports
-fonctionnelles : DJSE

Conditions particulières d’exercice

Horaires décalés et tournant une semaine sur deux

remplacement de congés de maternité jusqu’au 17 mai 2020.

Date limite de candidature

02/02/2020

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