Gestionnaire administratif / Assistant de Direction H/F

Region Grand Est

                                    Gestionnaire administratif / Assistant de Direction H/F

Direction: DGA ATTRACTIVITE, Direction de l’Agriculture, de la Viticulture et de la Forêt

Statut : Contractuel

Grade : Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe, Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe, Rédacteur, Rédacteur principal 2ème classe, Adjoint administratif territorial

Missions

La Direction de l’Agriculture, la Viticulture et de la Forêt met en œuvre les priorités de la politique agricole et agroalimentaire régionale qui ont été définies et déclinées dans les contrats conclus avec les différentes filières :
– Augmenter le nombre d’actifs agricoles et renforcer l’attractivité des métiers et des formations, afin de garantir le renouvellement des générations en agriculture
– Renforcer la compétitivité des entreprises agricoles par l’investissement et l’orientation vers des pratiques innovantes
– Poursuivre la diversification vers les valorisations agricoles (ou non agricoles), notamment dans la bioéconomie
– Structurer les filières régionales de l’amont à l’aval pour diversifier les marchés et élargir les débouchés
– Accélérer la conduite du changement vers la performance environnementale des exploitations
– Limiter l’impact environnemental sur les ressources du territoire
– Faciliter l’accès à l’innovation en agriculture par une stratégie d’acquisition de connaissances qui tiennent compte des besoins de toutes les filières et par le soutien à la diffusion au plus grand nombre
– Apporter des réponses aux difficultés conjoncturelles des filières, et au-delà, s’engager pour atténuer des difficultés pouvant devenir structurelles

Gestion administrative :
Enregistrement des tiers, création des dossiers, circuit des signatures, échanges courriers, suivi des conventions, notifications, archivage.

Aide à l’instruction dans AIR DELIB :
Création des fiches, saisie des rapports, annexes en pdf, modifications si cela est nécessaire.
Suivi des dossiers liés à des dispositifs d’aide à l’investissement sous supervision de la chargée de mission en pilotage (complétude, saisie du dossier, calcul de l’aide). Apporter une aide en matière d’organisation, gestion des courriers et demandes pour le site et en multi sites, communication interne et externe, information auprès de l’équipe de direction et des agents du site, accueil physique et téléphonique, classement et suivi de dossiers, appui administratif aux agents du site et à l’équipe de direction (multi site).
Assistance directe à la directrice et suppléance des autres assistants en cas d’absence.
Gestion des notes et des courriers ; réalisation des accusés de réception et des courriers de notification d’attribution d’une subvention.

Activités principales

Appui aux gestionnaires SAGe :
Gestion des RIB, réception des états des dépenses réalisées, enregistrement dans PROGOS, transmission au chargé de mission concerné par le dossier.
Accès en mode visualisation à GEF et Grand Angle pour compléter certains documents demandés par la DEI (pour le paiement).
Appui administratif aux chargés de mission (multi-sites):
Gestion des tiers dans Tigre et PROGOS ; aide à la saisie dans Airs Delib.
Contacter les bénéficiaires pour obtenir les informations nécessaires à la création des tiers. Suivi des conventions, mise en parapheurs, circuit de signature, envoi des conventions, scan des conventions signées pour les rattacher au dossier dans le logiciel PROGOS et rédaction et impression des notifications avec les annexes.
Gestion des dossiers :
– Vérification de la complétude des dossiers
– Contact avec les bénéficiaires et les conseillers des OPA si pièces manquantes ou si besoin d’autres informations
– Réalisation de tableau de suivi des dossiers en amont et en aval de la CP.
– Réalisation des tableaux annexés au rapport (présentation des dossiers : structure, objet de la demande, montant proposé)
– Relations régulières avec le service FEADER (échanges d’information, suivi des dossiers communs)
– Calcul de l’aide proposée
Assistance de Direction : tenue du secrétariat de la Direction de l’Agriculture, de la Viticulture et de la Forêt (DAVF)
Mise à jour des fichiers contacts.
Courriers entrants, sortants, mail : réception, tri, suivi (chrono), redistribution ; impression, relecture (forme, formule, titre et adresse, signature, logo), modification des courriers des autres sites lorsque des corrections sont demandées, envoi.
Gestion du courrier via GECO
Création des dossiers dans PROGOS, rédaction des accusés de réception, rédaction des AR communs avec le FEADER uniquement pour les CUMA et copie des dossiers au FEADER, tableau de suivi.
Enregistrement et suivi des parapheurs : circuit navette entre les 3 sites.
Suivi partagé des notes : Vérification forme, formule de politesse, nom, adresse, typologie, respect des procédures “notes” (Outlook, rappels, relance, transmission, envoi dans pochette après visa directeur).
Agendas : tenue et mise à jour des agendas ; réservation pour les déplacements, réalisation des ordres de mission ponctuels, réunions, rendez-vous ; suivi des invitations et modifications ; réalisation des frais de déplacement dans le logiciel CIRIL avec toutes les pièces demandées pour les remboursements.
Suivi et gestion partagées des invitations pour la directrice et l’équipe de direction.
Suppléance en cas d’absence sur d’autres sites sur les points urgents : courriers, notes, agendas, demandes du cabinet.
En suppléance, suivi de la Commission Agriculture et Forêt (9ème com) : préparation des chevalets, réalisation de la liste de présence, réalisation de la liste des rapports passant en commission qui servira de trame pour les avis et le compte-rendu.

Compétences et aptitudes

Savoir :
– Bonne maîtrise des logiciels bureautiques
– Connaissances des dispositifs mis en œuvre dans la direction et sur le site
– Connaissance des partenaires et acteurs
– Connaissance des outils de gestion (selon le site) ; Progos, Edgar, Air Délib, CIRIL pour les Ordres de Mission ponctuels et les états de frais de déplacement, gestion des ressources (réservations salles, carte de train, voitures), Ganael.

Savoir-faire :
– Méthode et rigueur
– Disponibilité et autonomie
– Sens de l’organisation du travail
– Bonne maîtrise de l’écrit (communication)

Savoir-être :
– Discrétion professionnelle
– Réactivité
– Sens du travail en équipe et en multi site (vision Grand Est)
– Sens relationnel développé (communication orale interne et externe)
– Gestion du stress lors des sollicitations (exploitants en difficultés, agressivité, questions dont on n’a pas forcément la réponse…)

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Le poste est placé sous la responsabilité du chef de service Agriculture.

Conditions particulières d’exercice

Poste basé à Strasbourg
Travail multi site : partage des fichiers, partage des informations, suppléances de tâches à distance.
N° de poste : 55
Classification du poste : G1

Date limite de candidature

09/02/2020

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